Desde el 5 de octubre de 2026, el DeCA ha entrado en vigor. El documento de control administrativo que acompaña a los transportes de mercancías por carretera debe ser obligatoriamente electrónico. El cambio afecta a empresas cargadoras, transportistas y operadores que participan en el transporte por carretera y supone dejar atrás, definitivamente, el documento en papel.
Así lo establece la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, que desarrolla una posibilidad ya prevista en el artículo 222 del Real Decreto 1211/1990.
La entrada en vigor del nuevo Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) no cambia la información que debe contener el documento, pero sí modifica la forma en la que debe generarse, ponerse a disposición del conductor y conservarse. Además, establece unos requisitos técnicos que deben cumplir obligatoriamente las herramientas que se utilicen para generarlo. Te explicamos a quién afecta el cambio, qué información debe incluir el DeCA y cómo preparar correctamente el documento.
¿Qué es el DeCA?
El DeCA es la versión electrónica del documento de control administrativo que debe acompañar al transporte de mercancías por carretera. Su función sigue siendo la misma que hasta ahora. El documento permite acreditar las características de cada servicio e identificar a las empresas que participan en el transporte.
¿A qué transportes afecta?
La nueva obligación se aplica al transporte público de mercancías por carretera realizado por cuenta ajena y a cambio de una contraprestación económica. Esto incluye el transporte nacional y el cabotaje realizado en España.
Es importante tener en cuenta que la obligación afecta tanto al cargador contractual como al transportista efectivo. El cargador contractual es quien contrata directamente el servicio con el transportista efectivo. Por tanto, no tiene por qué ser la empresa propietaria de la mercancía. También puede ser una agencia, un transitario, un operador logístico o incluso otro transportista que subcontrata el servicio.
Por el contrario, quedan fuera el transporte privado complementario realizado con medios propios y determinados servicios que cuentan con sus propias excepciones, como las mudanzas, la paquetería o el transporte de vehículos accidentados o averiados. Los transportes internacionales tampoco se incluyen, ya que continúan utilizando la documentación establecida por los convenios internacionales, como la carta de porte CMR.
¿Qué información debe incluir el DeCA?
Aunque el documento pasa a ser electrónico, la información obligatoria se mantiene. No existe una plantilla oficial única, por lo que cada empresa puede adaptar el diseño del documento a sus necesidades. Lo importante es que aparezcan todos los datos exigidos por la normativa.
En primer lugar, debe identificarse al cargador contractual mediante su nombre o denominación social, NIF y domicilio. También deben aparecer los datos del transportista efectivo, incluyendo su nombre o denominación social y NIF.
El documento debe indicar además el lugar de origen y el lugar de destino del transporte. También debe describir la mercancía transportada e indicar su naturaleza y peso. Cuando las características de la carga no permitan determinar el peso con precisión, debe utilizarse otra magnitud que permita identificarla.
También debe constar la fecha en la que se realiza el transporte y la matrícula del vehículo utilizado. Cuando se trate de un conjunto formado por una cabeza tractora y un remolque o semirremolque, deberán identificarse las matrículas correspondientes. Si el vehículo necesita una autorización especial de circulación, esta también deberá quedar identificada en el documento.
¿Qué formato debe tener el documento?
El DeCA debe generarse en formato PDF y no puede superar los 5 MB. Sin embargo, no sirve simplemente con escanear el antiguo documento en papel y guardarlo como PDF. El archivo debe generarse digitalmente a partir de datos estructurados para que pueda cumplir los requisitos establecidos por la normativa.
Además, el propio documento debe incorporar un código QR. Este código debe estar vinculado a una dirección web única para ese DeCA y permitir descargar directamente el documento durante una inspección. La dirección debe utilizar una conexión segura HTTPS y no puede exigir al agente que introduzca un usuario, una contraseña o acceda previamente a una plataforma privada.
Esto significa que una empresa no solo debe preocuparse por crear correctamente el PDF. También necesita utilizar un sistema capaz de generar el código QR y proporcionar un acceso directo al documento cuando sea necesario.
El conductor debe disponer del documento antes de iniciar el servicio. Puede acceder a él mediante un dispositivo electrónico y también puede llevar una copia impresa. En cualquier caso, debe poder facilitar el acceso al documento durante una inspección.
¿Qué ocurre si cambia la información durante el transporte?
Los datos del DeCA pueden tener que modificarse una vez iniciado el servicio. Por ejemplo, puede producirse un cambio de vehículo o cualquier otra circunstancia que obligue a actualizar la información. En estos casos, la empresa debe garantizar que el conductor dispone de la versión actualizada.
La modificación puede realizarse sobre el documento original, dejando constancia de los datos anteriores y del motivo del cambio, o mediante la creación de un nuevo PDF con toda la información actualizada. Si se genera un nuevo documento, también se genera una nueva URL y un nuevo código QR, y debe conservarse el documento anterior para mantener la trazabilidad de la modificación.
¿Es obligatorio utilizar una aplicación concreta?
No. El Ministerio de Transportes no obliga a utilizar una aplicación determinada. Las empresas pueden utilizar un sistema propio o contratar a un proveedor especializado, siempre que la solución cumpla todos los requisitos técnicos establecidos para el DeCA.
En Cataluña también existe PADEL-T, una aplicación gratuita desarrollada por la Generalitat que permite generar y gestionar documentos electrónicos de control. Su utilización es voluntaria, por lo que cada empresa puede escoger la herramienta que mejor se adapte a su operativa.
¿Quién debe generar y conservar el documento?
Cuando el transporte se subcontrata, es especialmente importante determinar quién es el cargador contractual y quién es el transportista efectivo. Ambos tienen responsabilidades relacionadas con el documento y cada uno responde de la información que aporta.
Por ello, las empresas deberían acordar previamente quién genera el DeCA, qué datos proporciona cada parte y cómo recibe el conductor el documento antes de comenzar el servicio. También es recomendable establecer un procedimiento para comunicar rápidamente cualquier modificación.
Tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deben conservar los documentos electrónicos durante un mínimo de un año. Por este motivo, el sistema elegido debe permitir almacenar y localizar fácilmente los DeCA cuando sea necesario.
¿Cómo preparar tu empresa para el DeCA?
La adaptación puede hacerse de forma progresiva, pero es importante revisar los procedimientos antes de que se produzca un transporte afectado por la nueva obligación.
- En primer lugar, revisa tus operaciones y determina cuáles corresponden a transporte público de mercancías y cuáles quedan fuera de la obligación.
- Después, identifica en cada operación quién es el cargador contractual y quién es el transportista efectivo, especialmente si trabajas con agencias, operadores logísticos o servicios subcontratados.
- A continuación, comprueba que la herramienta que utilizas puede generar un PDF de un máximo de 5 MB, incluir todos los datos obligatorios, incorporar el código QR y proporcionar una URL HTTPS que permita descargar directamente el documento.
- Antes de cada servicio, revisa que la información sea correcta y asegúrate de que el conductor dispone del documento o del medio necesario para acceder a él durante el transporte.
- Por último, establece un sistema de almacenamiento que permita conservar y localizar los documentos durante al menos un año y define cómo se gestionarán las modificaciones que puedan producirse durante el servicio.
Un paso más hacia la digitalización del transporte
La entrada en vigor del DeCA supone un cambio importante en la gestión documental del transporte por carretera. Para las empresas, la principal dificultad no está tanto en la información que debe contener el documento como en adaptar sus herramientas y procedimientos para generarlo, compartirlo y conservarlo correctamente.
Una vez implantado, el sistema electrónico también puede facilitar la trazabilidad de los servicios, reducir el uso de papel y agilizar el acceso a la documentación durante una inspección. La clave está en elegir una solución adecuada y definir claramente las responsabilidades de cada participante en el transporte.
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